Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Quy Trình Quản Lý Và Sử Dụng Con Dấu Trong Công Tác Văn Thư

Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư có vai trò rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp thể hiện giá trị pháp lý của doanh nghiệp. Do vậy, trách nhiệm lưu trữ và sử dụng con dấu hết sức quan trọng

Vậy hãy cùng tìm hiểu về quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư lưu trữ cùng Nghiệp vụ nhân sự trong bài viết dưới đây nhé!

♥ Review khóa học hành chính nhân sự tốt nhất tp Hồ Chí Minh

Con dấu là gì?

Con dấu là con dấu tròn hay còn gọi là con dấu pháp nhân của công ty, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu”, theo quy định của pháp luật. Vậy, “Con dấu là thành phần thể thức thể hiện giá trị pháp lý của văn bản và vị trí của cơ quan do vậy cần cso quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.

Tầm quan trong của con dấu

Với vai trò là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành và doanh nghiệp cần quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Do vậy, con dấu là thành phần biểu thị vị trí cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác.

Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Khi quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư lưu trữ cần đảm bảo các nguyên tắc như sau:

      • Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
      • Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
      • Việc đóng dấu trên tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu giao dịch và hợp đồng của công ty phải được sự đồng ý của Giám đốc công ty.
      • Kiểu con dấu hình tròn, mặt dấu làm bằng chất liệu cao su, trên mặt dấu có các vòng tròn đồng tâm, các con số và chữ viết khắc nổi.
      • Con dấu ghi tên công ty, theo tên ghi trong giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, ghi số giấy chứng nhận đăng ký hoạt động và công ty cần quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư, ghi tên địa danh nơi công ty đặt trụ sở và đăng ký hoạt động.
      • Công ty có một con dấu là con dấu công ty. Trường hợp cần thiết công ty quyết định việc sử dụng thêm con dấu theo quy định của pháp luật.

Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Tuyệt đối nghiêm cấm

Khi quản lý và sự dụng con dấu trong công tác văn thư tuyệt đối cấm làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả, mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.

Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký. Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.

Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu hoặc làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền. Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu trong quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Tổ chức thực hiện công tác quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu công ty cần ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng.

Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu và tiến hành giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật.

Con dấu được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của công ty; chỉ Giám đốc công ty mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.

Việc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ và tài liệu của công ty phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và bản quy định này.

Trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu, thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu khi doanh nghiệp cần quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Trường hợp công ty bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động, thì phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định.

Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Quy định quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư lưu trữ. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học Hành chính nhân sự sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp dưới sự giảng dạy của các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.

»»» Xem thêm:

 Cách viết đơn xin việc viết tay phổ biến nhất

♥  Mẫu biên bản làm việc mới nhất

♥  Cách viết khóa luận tốt nghiệp

♥  Cách viết đơn xin thực tập ấn tượng

♥  Cách viết hồ sơ xin việc từ A-Z

Nghiệp vụ nhân sự chúc bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.