Trong guồng quay vận hành của một doanh nghiệp, có một bộ phận tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu nhưng lại đóng vai trò cốt lõi trong việc duy trì trật tự, nhịp nhàng và ổn định cho toàn bộ hệ thống – đó chính là bộ phận hành chính văn phòng.
Vậy cụ thể công việc hành chính văn phòng gồm những gì? Bài viết dưới đây, Nghiệp vụ Nhân sự sẽ đưa bạn đi sâu vào từng khía cạnh, từ nhiệm vụ cốt lõi đến các yêu cầu thực tế, cả trong doanh nghiệp tư nhân lẫn cơ quan nhà nước.
1. Hành chính văn phòng là gì? Vai trò của bộ phận này trong doanh nghiệp
Hành chính văn phòng là nhóm công việc mang tính hậu cần – hỗ trợ, đóng vai trò trung gian và quản lý chung nhằm đảm bảo mọi hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp được duy trì ổn định, hiệu quả.
Cụ thể, bộ phận hành chính thường là nơi xử lý các công việc liên quan đến:
- Quản lý văn bản, hồ sơ
- Điều phối hoạt động nội bộ
- Hỗ trợ nhân sự và quản lý tài sản
- Phối hợp tổ chức sự kiện, hội họp
- Giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến cơ quan nhà nước (khi cần)
Trong các công ty vừa và nhỏ, công việc hành chính thường được gộp chung với nhân sự (gọi là hành chính nhân sự). Còn ở các tổ chức lớn, đây là một bộ phận tách biệt rõ ràng và chuyên sâu.
2. Các công việc của nhân viên Hành chính văn phòng
a. Công việc quản lý văn bản, hồ sơ
Bất kỳ nhân viên hành chính nào cũng nên biết cách quản lý văn thư và lưu trữ hồ sơ nội bộ. Các công việc quản lý văn bản, hồ sơ thường bao gồm:
- Tiếp nhận, phân loại, xử lý và ban hành văn bản: Theo đúng quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV về quản lý văn bản hành chính.
- Lưu trữ hồ sơ đúng quy chuẩn: Việc lưu trữ không đúng có thể ảnh hưởng trực tiếp tới kiểm toán, thanh tra nội bộ, đặc biệt trong doanh nghiệp có yếu tố pháp lý cao (ví dụ công ty chứng khoán, công ty luật).
- Quản lý hợp đồng, thông báo nội bộ, quyết định công ty: Đảm bảo tính bảo mật, truy xuất nhanh chóng khi cần.
Việc này đòi hỏi nhân viên hành chính phải có kỹ năng sử dụng các phần mềm lưu trữ, mã hóa và nắm rõ quy trình ban hành văn bản nội bộ. Một sai sót nhỏ có thể khiến thông tin bị thất lạc hoặc rò rỉ – ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.
>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội ở đâu tốt
b. Quản lý cơ sở vật chất, thiết bị và tài sản văn phòng
Bên cạnh việc “trông coi” văn phòng, nhân viên hành chính còn là người quản lý tài sản doanh nghiệp, bao gồm:
- Kiểm tra và lập danh mục bàn ghế, máy móc, văn phòng phẩm
- Theo dõi hao mòn, bảo trì thiết bị định kỳ
- Đề xuất mua sắm khi cần thiết theo đúng quy trình duyệt chi
Ở các công ty chuyên nghiệp, phần mềm quản lý tài sản nội bộ được sử dụng để kiểm soát mọi thứ từ cây nước cho đến máy in văn phòng. Người hành chính không chỉ làm “vật tư” mà còn là “người canh gác ngân sách”.
c. Hành chính nội bộ: Văn hóa công sở bắt đầu từ đây
Đây là phần việc không thể thiếu nhưng lại thường bị xem nhẹ – tổ chức và điều phối hoạt động nội bộ. Bao gồm:
- Lên kế hoạch tổ chức sinh nhật nhân viên, du lịch công ty, các chương trình thi đua
- Điều phối các cuộc họp: chuẩn bị phòng họp, thiết bị, nước uống, tài liệu
- Soạn thảo thông báo nội bộ, truyền thông nội bộ đến các phòng ban
Nhân viên hành chính đóng vai trò như một “nhạc trưởng” điều hòa môi trường làm việc. Họ là người truyền tải văn hóa, kết nối các phòng ban, duy trì sự gắn kết trong tổ chức – một yếu tố sống còn của doanh nghiệp bền vững.
d. Công việc liên quan đến nhân sự và pháp lý nội bộ
Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công việc hành chính thường gắn liền với quản lý nhân sự như:
- Soạn hợp đồng lao động, lưu trữ hồ sơ nhân viên
- Cập nhật thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Giải quyết nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ ốm, nghỉ việc
- Hỗ trợ thủ tục khai báo lao động với cơ quan nhà nước
Tất cả những việc này đều phải tuân theo Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các quy định liên quan đến BHXH, BHYT.
Đặc biệt, nếu công ty có yếu tố nước ngoài, nhân viên hành chính còn phải xử lý thêm giấy phép lao động, quản lý visa và các thủ tục pháp lý khác.
e. Công tác đối ngoại: Làm việc với nhà nước và đối tác
Không chỉ “ở trong văn phòng”, nhân viên hành chính còn là người:
- Làm việc với cơ quan nhà nước để xin các loại giấy phép
- Đi nộp hồ sơ, nhận công văn, chứng từ
- Hỗ trợ ký kết hợp đồng, công chứng giấy tờ
- Chuẩn bị các loại báo cáo gửi cơ quan chức năng
Đây là công việc đòi hỏi sự hiểu biết về thủ tục hành chính nhà nước, kỹ năng giao tiếp khéo léo, và uy tín cá nhân. Người hành chính nếu không cẩn trọng có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình huống pháp lý không mong muốn.
Xem thêm:
- Các Phương Pháp Tính Thuế TNCN Cập Nhật Mới Nhất
- Cách Đăng Ký Mã Số Thuế Thu Nhập Cá Nhân Cho Nhân Viên Mới
- Chậm Nộp Thuế Thu Nhập Cá Nhân Bị Phạt Bao Nhiêu?
- Ai Là Đối Tượng Chịu Thuế Thu Nhập Cá Nhân? Cập Nhật Chi Tiết
- Chuyên Viên Nhân Sự Là Gì? Mô Tả Công Việc Chuyên Viên Nhân Sự
3. Những kỹ năng cần có để làm tốt công việc hành chính văn phòng
Không giống như những vị trí “chuyên môn sâu”, nghề hành chính đòi hỏi người làm phải đa năng, đa nhiệm. Dưới đây là một số kỹ năng thiết yếu:
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt
- Giao tiếp linh hoạt, khéo léo, biết cách ứng xử với nhiều đối tượng khác nhau
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel, Outlook, Google Drive
- Nắm vững quy trình hành chính – nhân sự – pháp luật cơ bản
- Khả năng chịu áp lực, giải quyết tình huống phát sinh
Một người hành chính giỏi là người “âm thầm nhưng không thể thiếu”, luôn đảm bảo hậu phương vững chắc để tiền tuyến an tâm làm việc.
Công việc hành chính văn phòng không còn là “nghề phụ” hay “công việc dễ xin” như nhiều người từng nghĩ. Đây là vị trí yêu cầu sự hiểu biết sâu sắc về vận hành doanh nghiệp, pháp luật lao động, khả năng giao tiếp, xử lý tình huống và sự tận tâm trong từng chi tiết nhỏ.
Hy vọng rằng bài viết này Nghiệp Vụ Nhân Sự đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc hành chính văn phòng. Nếu còn vướng mắc, đừng ngần ngại để lại câu hỏi – hoặc theo dõi các bài chia sẻ chuyên sâu tiếp theo nhé.
Ngoài ra, bạn có thể có thể tham khảo các Khóa Học Hành Chính Nhân Sự hoặc Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng để được các chuyên gia hướng dẫn trực tiếp bạn các lưu ý cần thiết nhé.
»»» REVIEW Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội TPHCM Tốt Nhất