Trong hệ thống hành chính nhân sự của doanh nghiệp, quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những nghiệp vụ nền tảng, đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ và tuân thủ pháp luật.
Một sai sót nhỏ trong lưu trữ cũng có thể gây ra những hệ lụy nghiêm trọng như mất hồ sơ bảo hiểm, rủi ro kiện tụng lao động hay bị xử phạt hành chính.
Bài viết dưới đây, Nghiệp vụ nhân sự sẽ giúp bạn hiểu rõ từ bản chất pháp lý đến cách triển khai quy trình quản lý hồ sơ nhân sự một cách thực tiễn, khoa học và hiệu quả.
I. Vai Trò Của Hồ Sơ Nhân Sự Trong Doanh Nghiệp
Hồ sơ nhân sự là toàn bộ tập hợp các tài liệu, giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp – từ giai đoạn tuyển dụng, thử việc, ký hợp đồng, đến khi nghỉ việc và thanh lý hợp đồng.
Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để:
- Bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
- Làm căn cứ tham gia BHXH, tính lương, giải quyết chế độ.
- Làm bằng chứng trong tranh chấp lao động hoặc khi thanh tra, kiểm tra từ cơ quan nhà nước.
Ngoài yếu tố pháp lý, việc quản trị hồ sơ khoa học còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian xử lý hành chính, đảm bảo dữ liệu nhân sự minh bạch, chính xác.
>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội ở đâu tốt
II. Các Loại Hồ Sơ Nhân Sự Theo Quy Định Pháp Luật
Theo Điều 6, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, một bộ hồ sơ nhân sự cơ bản bao gồm 4 nhóm chính:
1. Hồ sơ cá nhân
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (trong vòng 6 tháng).
- Bản sao căn cước công dân/hộ chiếu.
- Bản sao sổ hộ khẩu (nếu còn sử dụng).
- Giấy khám sức khỏe (trong vòng 12 tháng).
- Bằng cấp, chứng chỉ liên quan (bản photo công chứng hoặc đối chiếu với bản gốc).
2. Hồ sơ tuyển dụng và hợp đồng lao động
- Đơn xin việc, CV.
- Phiếu phỏng vấn, đánh giá.
- Thư mời nhận việc, quyết định tiếp nhận.
- Hợp đồng lao động và các phụ lục.
- Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
3. Hồ sơ quá trình làm việc
- Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, tăng lương, kỷ luật.
- Đánh giá KPI, kết quả thử việc, đánh giá năng lực định kỳ.
- Bảng lương, bảng chấm công, các đơn xin nghỉ phép.
4. Hồ sơ về bảo hiểm và chế độ
- Tờ khai tham gia BHXH (Mẫu TK1-TS).
- Giấy ủy quyền nhận chế độ (nếu có).
- Hồ sơ liên quan đến thai sản, ốm đau, tai nạn lao động.
- Bản chốt sổ BHXH khi nghỉ việc.
III. Quy Trình Chuẩn Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự Từ Khi Tuyển Dụng Đến Khi Nghỉ Việc
1. Giai đoạn tuyển dụng – tiếp nhận
- Thu thập hồ sơ ứng viên: CV, đơn xin việc, bằng cấp.
- Lưu hồ sơ phỏng vấn: Phiếu phỏng vấn, bảng đánh giá.
- Nếu trúng tuyển: gửi thư mời nhận việc và chuẩn bị hồ sơ ký HĐLĐ.
2. Giai đoạn thử việc – ký hợp đồng chính thức
- Lưu hồ sơ thử việc: hợp đồng thử việc, đánh giá kết quả.
- Ký HĐLĐ chính thức và lưu bản cứng hợp đồng cùng phụ lục (ít nhất 2 bản: 1 bản lưu, 1 bản giao NLĐ).
- Báo tăng BHXH nếu thời gian thử việc đủ điều kiện đóng.
3. Giai đoạn làm việc
- Lưu hồ sơ biến động: quyết định tăng/giảm lương, bổ nhiệm, điều chuyển.
- Đính kèm bảng chấm công, bảng lương, đơn xin nghỉ, đơn tạm ứng…
- Cập nhật hồ sơ BHXH: nghỉ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, điều chỉnh thông tin.
4. Giai đoạn nghỉ việc – chấm dứt HĐLĐ
- Thu hồi tài sản, biên bản bàn giao công việc.
- Ra quyết định chấm dứt HĐLĐ.
- Báo giảm BHXH, chốt sổ BH.
- Giao lại bản hồ sơ cá nhân (bản photo), lưu hồ sơ gốc tại doanh nghiệp.
IV. Hướng Dẫn Lưu Trữ Hồ Sơ Hợp Lý, Khoa Học
1. Lưu trữ hồ sơ bản cứng
- Mã hóa hồ sơ theo cấu trúc: Họ tên viết tắt – mã phòng ban – năm tuyển (VD: NTT-KT-2023).
- Tách hồ sơ theo giai đoạn: Tuyển dụng – hợp đồng – lương – bảo hiểm – nghỉ việc.
- Tủ hồ sơ chuyên dụng: Có khóa, phân loại theo màu/thẻ tab, lưu ít nhất 10 năm sau khi người lao động nghỉ.
2. Lưu trữ hồ sơ điện tử (e-file)
- Scan hồ sơ thành file PDF có ký tên và dấu mộc (nếu có).
- Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có tính năng bảo mật, phân quyền (VD: Misa AMIS HRM, FastHR, HRPlus…).
- Đồng bộ dữ liệu lên cloud, sao lưu định kỳ 1 tuần/lần.
- Mã hóa tên file theo mã nhân viên và năm: VD: NTT_KT_2023_HDLD.pdf
3. Quy định pháp luật về thời gian lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ 2011:
Hồ sơ BHXH: lưu vĩnh viễn hoặc ít nhất 20 năm.
Hợp đồng lao động: 10 năm sau khi chấm dứt.
Hồ sơ lương, thưởng, kỷ luật: tối thiểu 5 năm.
Xem thêm:
- Công Việc Hành Chính Văn Phòng Gồm Những Gì?
- Các Phương Pháp Tính Thuế TNCN Cập Nhật Mới Nhất
- Cách Đăng Ký Mã Số Thuế Thu Nhập Cá Nhân Cho Nhân Viên Mới
- Chậm Nộp Thuế Thu Nhập Cá Nhân Bị Phạt Bao Nhiêu?
- Ai Là Đối Tượng Chịu Thuế Thu Nhập Cá Nhân? Cập Nhật Chi Tiết
V. Những Sai Lầm Phổ Biến Khi Quản Lý Hồ Sơ Và Cách Khắc Phục
| Sai lầm phổ biến | Hậu quả | Cách khắc phục |
| Không có quy trình thống nhất | Lưu trữ rời rạc, khó truy xuất | Xây dựng quy trình chuẩn hóa từ đầu |
| Thiếu bản hợp đồng gốc | Không đủ căn cứ pháp lý | Yêu cầu ký 2 bản, lưu trữ bản gốc tại công ty |
| Không cập nhật hồ sơ khi thay đổi thông tin | Sai lệch dữ liệu bảo hiểm, thuế | Có checklist cập nhật định kỳ hàng tháng |
| Giao lưu hồ sơ cho nhiều người | Rò rỉ thông tin nhân sự | Phân quyền tiếp cận, có nhật ký lưu hồ sơ |
VI. Kiến Nghị Về Việc Số Hóa Và Kiểm Tra Định Kỳ
Với xu hướng chuyển đổi số, doanh nghiệp nên hướng tới quản lý hồ sơ nhân sự bằng phần mềm chuyên dụng để tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và chuẩn hóa quy trình.
Nên kiểm tra định kỳ 2 lần/năm, kết hợp checklist tự động. Gợi ý các trường cần kiểm tra:
- Hợp đồng còn hạn?
- Thông tin BHXH đã cập nhật đúng?
- Có quyết định tăng lương nhưng chưa lưu?
- Thiếu đơn xin nghỉ phép nào không?
Quản lý hồ sơ nhân sự không đơn thuần là công việc hành chính, mà là trụ cột trong quản trị nhân sự chuyên nghiệp. Một doanh nghiệp có quy trình hồ sơ bài bản sẽ chủ động trong thanh – kiểm tra, xử lý chế độ BHXH, và xây dựng được nền tảng vận hành vững chắc.
Việc cập nhật kiến thức pháp luật mới, sử dụng công cụ số và thiết lập quy trình rõ ràng chính là bước tiến cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong thời đại hiện nay.
Hy vọng rằng bài viết này Nghiệp Vụ Nhân Sự đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn nhất. Nếu còn vướng mắc, đừng ngần ngại để lại câu hỏi – hoặc theo dõi các bài chia sẻ chuyên sâu tiếp theo nhé.
Ngoài ra, bạn có thể có thể tham khảo các Khóa Học Hành Chính Nhân Sự hoặc Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng để được các chuyên gia hướng dẫn trực tiếp bạn các lưu ý cần thiết nhé.
»»» REVIEW Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội TPHCM Tốt Nhất