Trong quá trình quản lý nhân sự, một trong những tình huống gây nhiều khó khăn cho phòng Nhân sự và doanh nghiệp là trường hợp nhân viên tự ý nghỉ việc không bàn giao công việc.
Điều này không chỉ làm gián đoạn quy trình vận hành, mà việc này còn có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, tổn thất tài sản và ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm việc.
Vậy trong vai trò của người làm HR, cần ứng xử ra sao để đảm bảo tuân thủ pháp luật, hạn chế tổn thất và rút ra kinh nghiệm quản trị nhân sự hiệu quả hơn? Hãy cùng phân tích sâu qua bài viết dưới đây.
I. Hiểu Đúng Bản Chất “Tự Ý Nghỉ Việc Không Bàn Giao”
1.1. Không phải nghỉ việc nào cũng là “đơn phương trái luật”
Trước hết, cần phân biệt rõ giữa:
- Nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng đúng quy định (báo trước, có lý do chính đáng) Và:
- Nhân viên nghỉ ngang, không thông báo, không bàn giao công việc.
Khái niệm “tự ý nghỉ việc” thường được hiểu là hành vi chấm dứt quan hệ lao động không tuân thủ quy định pháp luật, không báo trước và đặc biệt là không bàn giao tài sản, tài liệu, công việc còn dang dở, khiến doanh nghiệp rơi vào bị động.
1.2. Tình huống phổ biến trong thực tế
Một số biểu hiện thường gặp:
- Gửi mail xin nghỉ ngay trong ngày và không quay lại.
- Xin nghỉ phép nhưng sau đó không quay lại, không phản hồi liên lạc.
- Tắt máy, không vào công ty, không trả lại tài sản (máy tính, chìa khóa, chứng từ…).
Trong các trường hợp này, HR không chỉ xử lý hồ sơ mà còn đối mặt với các vấn đề kỷ luật, xử lý trách nhiệm bồi thường, giữ tài sản hoặc tranh chấp pháp lý.
>>>>> Xem nhiều: Học hành chính nhân sự tại Hà Nội ở đâu
II. Pháp Luật Nói Gì Về Nghỉ Việc Không Bàn Giao?
2.1. Căn cứ pháp lý theo Bộ luật Lao động 2019
Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, nhưng phải báo trước từ 3–45 ngày tùy loại hợp đồng.
Trường hợp nghỉ không báo trước hoặc không có lý do chính đáng, bị xem là vi phạm hợp đồng, và doanh nghiệp có quyền:
- Không thanh toán trợ cấp thôi việc.
- Yêu cầu bồi thường 0.5 tháng lương, cộng với khoản lương trong thời gian báo trước.
- Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu gây tổn thất thực tế (như mất đơn hàng, lộ thông tin khách hàng…).
Ngoài ra, không bàn giao công việc có thể cấu thành hành vi vi phạm nội quy lao động – căn cứ để áp dụng hình thức xử lý kỷ luật.
2.2. Bàn giao công việc: Quy định ngầm nhưng quan trọng
Mặc dù pháp luật không có quy định cụ thể rằng người lao động “phải bàn giao công việc khi nghỉ”, nhưng đây là nghĩa vụ phát sinh từ nội quy và thỏa thuận lao động. Việc không bàn giao được coi là trách nhiệm không hoàn thành, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động sau khi nghỉ (lấy sổ BHXH, xác nhận công việc, thanh toán lương).
III. HR Xử Lý Thế Nào Khi Nhân Viên Tự Ý Nghỉ?
3.1. Ghi nhận tình huống đầy đủ, đúng quy trình
HR cần lập biên bản ghi nhận:
- Thời điểm nhân viên ngừng làm việc.
- Các nỗ lực liên hệ (email, điện thoại, gọi về gia đình).
- Tình trạng công việc, tài sản chưa bàn giao.
- Lời khai hoặc xác nhận của quản lý trực tiếp.
Tất cả nhằm xác lập chứng cứ cho việc xử lý kỷ luật hoặc yêu cầu bồi thường, nếu phát sinh tranh chấp.
3.2. Thực hiện xử lý kỷ luật theo đúng trình tự
Căn cứ Điều 122 và 123 BLLĐ 2019, doanh nghiệp được quyền xử lý kỷ luật sa thải nếu người lao động:
Tự ý nghỉ từ 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày (hoặc 20 ngày trong 365 ngày), không lý do chính đáng.
Tuy nhiên, quy trình xử lý phải đảm bảo đúng luật:
- Thông báo bằng văn bản.
- Mời họp xử lý kỷ luật (có thể gửi qua email, bưu điện nếu nhân sự không phản hồi).
- Có sự chứng kiến của công đoàn (hoặc người đại diện tập thể).
Sau khi hoàn tất, ra quyết định kỷ luật, lưu hồ sơ và chốt sổ bảo hiểm theo đúng quy định.
3.3. Tạm giữ hoặc truy thu tài sản chưa hoàn trả
Trong nhiều trường hợp, nhân sự nghỉ ngang không trả tài sản công ty (laptop, điện thoại, chứng từ…). HR cần:
- Liệt kê tài sản chưa bàn giao.
- Gửi công văn yêu cầu trả lại trong thời hạn cụ thể.
Nếu không có phản hồi, có thể yêu cầu cơ quan công an hỗ trợ (đối với tài sản lớn), hoặc tiến hành khởi kiện dân sự yêu cầu bồi thường.
IV. Xử Lý Về Mặt Lương, Bảo Hiểm Và Giấy Tờ
4.1. Có được trả lương không?
Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho những ngày nhân sự làm việc thực tế, không được tự ý khấu trừ toàn bộ lương.
Tuy nhiên, nếu nhân sự gây thiệt hại thực tế, công ty có thể:
- Thỏa thuận khấu trừ (trong giới hạn 30% lương/tháng).
- Khởi kiện dân sự yêu cầu bồi thường.
4.2. Sổ bảo hiểm xã hội và quyết toán
Nếu người lao động đã bị kỷ luật sa thải đúng quy trình:
Công ty vẫn phải trả sổ BHXH, chốt sổ theo quy định.
Tuy nhiên, có quyền không xác nhận kinh nghiệm, không cấp giấy xác nhận nghỉ việc (nếu họ không bàn giao hoặc vi phạm cam kết).
Xem thêm:
- Quy Trình Xây Dựng KPI Chuẩn Từng Bước Cho Từng Phòng Ban
- Quy Trình Lưu Trữ Và Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự Chuẩn
- Công Việc Hành Chính Văn Phòng Gồm Những Gì?
- Các Phương Pháp Tính Thuế TNCN Cập Nhật Mới Nhất
- Cách Đăng Ký Mã Số Thuế Thu Nhập Cá Nhân Cho Nhân Viên Mới
V. Làm Gì Để Tránh Tái Diễn?
5.1. Rà soát lại hợp đồng và nội quy lao động
Một trong những lý do khiến HR bị động là do nội quy và hợp đồng không chặt chẽ, không quy định rõ trách nhiệm bàn giao, thời hạn báo trước.
Cần bổ sung:
- Điều khoản về quy trình nghỉ việc (nêu rõ: không bàn giao = vi phạm).
- Mẫu bàn giao bắt buộc phải ký.
- Nghĩa vụ bồi thường nếu gây gián đoạn công việc.
5.2. Thiết lập văn hóa tổ chức và quy trình thoát việc minh bạch
Để hạn chế nghỉ việc tiêu cực, doanh nghiệp cần:
- Có quy trình offboarding rõ ràng: từ thông báo nghỉ, người phụ trách nhận bàn giao, thời hạn hoàn thành…
- Giao tiếp thẳng thắn và hỗ trợ nhân sự trong giai đoạn nghỉ.
- Xây dựng môi trường tôn trọng, để dù nghỉ, nhân sự vẫn chọn cách “ra đi có trách nhiệm”.
VI. Một Vài Tình Huống Thực Tế & Cách Xử Lý Hiệu Quả
Tình huống 1: Nhân viên kinh doanh nghỉ ngang, đem theo danh sách khách hàng
HR cần:
- Lập biên bản hành vi vi phạm.
- Căn cứ nội dung hợp đồng lao động, chính sách bảo mật.
- Gửi công văn yêu cầu ngừng sử dụng thông tin nội bộ.
- Nếu nghiêm trọng: khởi kiện, yêu cầu bồi thường.
Tình huống 2: Nhân sự IT nghỉ không trả laptop, chặn truy cập hệ thống
HR phối hợp với bộ phận IT để:
- Thay đổi mật khẩu, cắt quyền truy cập.
- Gửi văn bản yêu cầu hoàn trả.
- Nếu không nhận phản hồi: nộp đơn đến công an cấp quận về việc chiếm giữ tài sản trái phép.
Người làm nhân sự không chỉ xử lý hồ sơ mà còn đảm nhiệm vai trò quản trị rủi ro, bảo vệ lợi ích cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo hành xử đúng luật với người lao động – kể cả khi họ đã rời đi.
Việc nhân viên tự ý nghỉ không bàn giao không chỉ là rắc rối ngắn hạn, mà còn phản ánh lỗ hổng trong hệ thống nhân sự. Nếu HR không chủ động thiết lập quy trình, chuẩn hóa quy định và truyền thông nội bộ rõ ràng, thì những rủi ro này sẽ lặp lại, gây tổn thất không chỉ cho vận hành mà còn cho danh tiếng doanh nghiệp.
Hy vọng rằng bài viết này Nghiệp Vụ Nhân Sự đã giúp HR xử lý tốt trường hợp Nhân Viên Tự Ý Nghỉ Việc Không Bàn Giao. Nếu còn vướng mắc, đừng ngần ngại để lại câu hỏi – hoặc theo dõi các bài chia sẻ chuyên sâu tiếp theo nhé.
Ngoài ra, bạn có thể có thể tham khảo các Khóa Học Hành Chính Nhân Sự để được các chuyên gia hướng dẫn trực tiếp bạn các lưu ý cần thiết nhé.
»»» REVIEW Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội TPHCM Tốt Nhất