Hệ thống lương bao gồm các hình thức thưởng công cho nhân viên đối với những gì họ đóng góp cho công ty. Một hệ thống tiền lương lý tưởng là một hệ thống đơn giản và rõ ràng mà nhân viên có thể dễ dàng nhân biết được nó có ảnh hưởng như thế nào.
Trong bài viết dưới đây, Nghiệp vụ Nhân sự sẽ chia sẻ với các bạn xu hướng xây dựng hệ thống lương trong doanh nghiệp hiện nay
>>> Xem thêm: Cập nhật những thay đổi trong chính sách bảo hiểm xã hội năm 2021
1. Nhận xét chung về quá trình xây dựng hệ thống lương tại các doanh nghiệp
Trong hai năm vừa qua, rất nhiều doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng hệ thống lương mới. Hai nhóm doanh nghiệp điển hình là doanh nghiệp “mới nổi” và doanh nghiệp “chuyển đổi”.
Các doanh nghiệp “mới nổi” (emerging business) có đặc điểm cơ bản sau:
– Kinh doanh tăng trưởng nóng hoặc mở thêm nhiều ngành nghề kinh doanh.
– Thiếu cân đối trong mô hình quản trị. học thực hành c&b ở đâu tốt
– Không cân đối giữa con người (số lượng và chất lượng) với yêu cầu kinh doanh.
Các doanh nghiệp “Chuyển đổi” (transforming business) có những đặc điểm chung sau:
– Cổ phần hóa hoặc trong trào lưu đổi mới doanh nghiệp nhà nước
– Bị đe dọa mất dần sức cạnh tranh hoặc vị thế độc tôn truyền thống do thiếu hệ thống quản lý tốt.
Lý do doanh nghiệp xây dựng hoặc cải cách hệ thống lương là chưa có hệ thống, hoặc hệ thống lương hiện tại không phù hợp.
Sự thiếu hụt hệ thống lương (tuy vẫn có chính sách trả lương) thể hiện ở những điểm sau:
– Trả lương theo cảm tính, do một người quyết định.
– Trả theo thỏa thuận giữa điều hành cấp cao hoặc bộ phận nhân sự với từng cá nhân.
– Trả thưởng và các phúc lợi theo kiểu «tùy hứng», tuy có dựa trên cơ sở kết quả kinh doanh.
– Không truyền đạt rõ quy chế tới người lao động.
2. Nhận diện của sự không phù hợp của hệ thống lương
Nhận diện của sự không phù hợp của hệ thống lương thể hiện ở các đặc trưng dưới đây:
2.1. Tồn tại nhiều hệ thống song song để tạo thu nhập cao hơn nhưng không đáp ứng yêu cầu
– Thang bậc lương truyền thống, vốn là hệ thống thang bảng lương nhà nước, hoặc được thiết kế theo nguyên tắc tương tự với một số đặc điểm cơ bản như khuyến khích “sống lâu lên lão làng” thay vì tăng năng lực, nhanh chóng “đụng trần” ở những ngạch cao, phản ánh bằng cấp thay vì năng lực thực tế.
– Hệ thống tính thu nhập ngoài thang bậc (được gọi là lương kinh doanh, bổ sung, hiệu quả, v.v.) là một hệ thống tính toán trả lương hoặc thưởng bổ sung cho mức lương đã nhận theo thang bảng lương. Hệ thống này rất nỗ lực tạo ra giãn cách hợp lý giữa các chức danh, nhưng vẫn có nhiều điểm cần bàn như có nhiều yếu tố trùng lặp với thang bậc nêu trên, quá tả (chỉ theo kết quả kinh doanh) hoặc quá hữu (rất nhiều tiêu chí, thiếu lý giải vì sao).
2.2. Sử dụng quỹ không hiệu quả
– Quá nhiều người, khiến thu nhập không cạnh tranh – nhân sự ra đi, khó thu hút người mới
– Chia cơ cấu không phù hợp, khiến cho «lương» quá ít khi «bổng» rất nhiều nhưng không chắc chắn đối với người lao động
2.3. Không có phương thức xây dựng và quản lý quỹ lương phù hợp
– Không rõ nguồn chi lương hoặc nguyên tắc hình thành quỹ.
– Coi việc quản lý quỹ lương là của bộ phận tài chính.
2.4. Nguyên tắc trả các khoản cấu thành thu nhập không rõ
– Không rõ khuyến khích giá trị nào, hoặc
– Khuyến khích “nhầm” các giá trị không mong đợi như cần hiệu quả công việc nhưng thưởng đồng đều và tăng lương theo thời gian; cần năng lực cao nhưng không đánh giá và trả cao cho những nhân viên giỏi; cần sự tâm huyết và chuyên cần nhưng không có khoản nào khích lệ.
Hệ thống lương phải đáp ứng được những kỳ vọng rất khác biệt ở những nhóm lợi ích khác nhau trong doanh nghiệp. Lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp ưu tiên việc chia «chiếc bánh hữu hạn» quỹ lương hợp lý, khuyến khích được hiệu quả quả sản xuất kinh doanh đồng thời với thu hút và giữ nhân tài. Phòng Nhân sự luôn mong muốn xây dựng hệ thống lương dễ quản, dễ thực hiện và phải đúng luật. Với các đối tượng khác trong doanh nghiệp, họ luôn mong sao nhận được một mức lương “cạnh tranh” (nghĩa là luôn phải cao hơn, tăng hơn so với mặt bằng và so với kỳ trước) và “công bằng” (nghĩa là luôn phải có sự khác biệt đáng kể giữa sự quan trọng, sự xuất sắc mà họ nhìn thấy trong công việc của mình với người khác)
3. Xu hướng xây dựng hệ thống lương doanh nghiệp
Trong những năm gần đây, hầu hết các doanh nghiệp đều đồng loạt hướng tới xây dựng hệ thống lương 3Ps” vì họ cho rằng những mong đợi nêu trên sẽ được đáp ứng bởi nguyên tắc 3Ps sẽ tưởng thưởng rạch ròi cho sự khác biệt của (i) Tầm quan trọng của vị trí, (ii) Sự vượt trội của năng lực và (iii) Sự xuất sắc của kết quả. Tuy nhiên không phải mọi doanh nghiệp đều đạt tới bản chất của hệ thống lương 3Ps.
Nhìn lại cách xây dựng hệ thống lương tại nhiều doanh nghiệp, sẽ thấy hầu hết doanh nghiệp đều lập dự án xây dựng hệ thống lương gồm nhiều giai đoạn.
Dự án xây dựng hệ thống lương có những điểm chung:
– Giám đốc nhân sự chủ trì xây dựng hệ thống lương, phối hợp với một số cán bộ quản lý chủ chốt
– Nhóm dự án tự nghiên cứu một số công cụ & áp dụng cho doanh nghiệp.
– Bộ phận nhân sự trình bày để bảo vệ kết quả
Các giai đoạn của dự án xây dựng hệ thống lương thường được thực hiện theo hai cách:
– Đầu tiên thử nghiệm ở diện hẹp (ví dụ khối văn phòng, hoặc văn phòng trung tâm hay một chi nhánh trước) rồi mở rộng cho nhiều đối tượng hơn
– Chỉ thực hiện một vài công cụ đánh giá và cách chi trả, sau đó áp dụng toàn bộ. Ví dụ ban đầu chỉ xây dựng hệ thống thang bảng lương và đánh giá kiểu truyền thống (cảm tính, chung chung), sau đó mới triển khai phần đánh giá cụ thể và lượng hóa được.
Với phương thức xây dựng hệ thống lương như trên, nhiều doanh nghiệp đã thành công. Vẫn còn một số doanh nghiệp chưa thực sự hiểu sâu rằng hệ thống lương 3Ps cần các công cụ phù hợp nào để xây dựng,
Do vậy khi áp dụng xong vẫn chưa thể mạnh dạn triển khai toàn bộ các cải cách cần thiết cho một hệ thống lương hiện đại, mà mới dừng lại ở một hoặc nhiều những thay đổi dưới đây:
1. Chỉnh sửa «nhẹ» cơ cấu (thay đổi một chút ít những chức danh, bố trí lại một vài nhân sự, nhưng chủ yếu vẫn là “gọt chân cho vừa giày”, thiết kế nhiệm vụ và yêu cầu năng lực theo con người thực tế nắm giữ vị trí, để rồi thiết lập hệ thống thang bậc theo chức danh đã “sửa nhẹ” như vừa nêu
2. Để dành việc bố trí lại con người cho phù hợp chức danh sang giai đoạn khác
3. Để dành việc đánh giá năng lực «sang thời gian phù hợp».
4. Xây dựng các tiêu chí đánh giá thiếu cân bằng
– Rất nặng về chỉ tiêu kinh doanh (doanh thu, lợi nhuận, cơ cấu sản phẩm) mà chưa thấy những chỉ số về phát triển khách hàng, nhận biết thương hiệu, sự chấp nhận của thị trường đối với sản phẩm
– Đưa ra các chỉ tiêu kết quả không trọng yếu (PI) nhưng vẫn coi là chỉ tiêu kết quả trọng yếu (KPI) do sự thiếu thấu đáo về bản chất của KPI và bảng điểm cân bằng (BSC) vốn phải dựa trên chiến lược.
– Không có đánh giá từ tổng thể (toàn bộ doanh nghiệp, bộ phận) tới cá nhân
Kết quả có thể quan sát được với hiện trạng của hệ thống lương tại nhiều doanh nghiệp thể hiện ở bốn điểm sau:
1. Phác thảo được «hình bóng» của hệ thống lương 3P qua hai yếu tố:
– Xây dựng hệ thống thang bảng lương chức danh thông qua đánh giá giá trị công việc (dù đánh giá giá trị công việc chưa chuẩn)
– Xây dựng các chỉ tiêu lượng hóa để tính lương cho kết quả
2. Có quy chế, nhưng chưa phải là “gói đãi ngộ”. Có nhiều quy chế chưa đưa ra được bức tranh tổng thể của thu nhập người lao động, hoặc đưa ra nhưng không rõ thành một gói để truyền thông tới từng người lao động
3. Truyền thông chưa hiệu quả
– Chỉ chú trọng vào quy định của pháp luật mà quên mất rằng giải thích nguyên tắc, giải đáp thắc mắc là việc cần làm khi ban hành quy chế.
– Bộ phận nhân sự thiếu vai trò tư vấn thực hiện.
– Cán bộ quản lý trực tiếp không đóng vai trò truyền thông tới nhân viên bộ phận
4. Chưa giải quyết được các vấn đề chính:
– Chuẩn hóa hệ thống chức danh để tạo cơ sở cho đánh giá giá trị công việc
– Quản lý quỹ lương và sử dụng quỹ hiệu quả
Kết quả nêu trên đến từ vô vàn những lý do của doanh nghiệp, nhưng tựu trung có thể nhìn thấy những lý do chính nhất:
1. Thời điểm triển khai hệ thống lương vào thời kỳ suy thoái, doanh nghiệp không có lợi nhuận tốt để trả lương cao hơn trước, dễ khiến người lao động cho rằng hệ thống lương mới làm giảm thu nhập.
2. Muốn xây dựng hệ thống lương nhưng không muốn chuẩn hóa cơ cấu
3. Không muốn đánh giá vì ngại đụng chạm, nhất là đối với nhân sự quan trọng
4. Muốn minh bạch nhưng không muốn phổ biến quy chế
5. Muốn đổi mới hệ thống lương nhưng không muốn (hoặc không dám) đổi người
>>> Xem thêm: Review khóa học quản trị hành chính nhân sự tốt nhất Hà Nội, TPHCM
Trên đây, Nghiệp vụ Nhân sự vừa phân tích và chia sẻ với bạn đọc những xu hướng xây dựng hệ thống lương được áp dụng hiện nay. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn đọc!