Các loại văn bản hành chính là gì

Văn Bản Hành Chính Là Gì? Các Loại Văn Bản Hành Chính

Văn bản hành chính là một loại văn bản rất quen thuộc thường gặp trong cuộc sống hiện nay. Nhưng nhắc đến văn bản hành chính thì chưa có nhiều người thực sự hiểu loại văn bản này là gì?

Vậy hãy cùng Nghiệp Vụ Nhân Sự theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu cụ thể về văn bản hành chính là gì và cách soạn thảo văn bản này.

1. Văn Bản Hành Chính Là Gì?

Văn bản hành chính (Administrative documents) là loại văn bản chứa đựng thông tin về các quy định của nhà nước mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, việc thi hành văn bản pháp quy cụ thể hóa, giải quyết các vụ việc cụ thể trong giai đoạn quản lý.

Văn bản hành chính là loại văn bản thường được sử dụng để truyền đạt một nội dung hoặc yêu cầu cụ thể từ cấp trên xuống các cấp dưới, hoặc bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hoặc tập thể với các cơ quan chức năng hoặc cá nhân có quyền hạn để giải quyết .

Ví dụ về văn bản hành chính: Các văn bản như quyết định của các cơ quan chính phủ, Nghị quyết tăng lương, nghị quyết xử lý về luật lao động, thông báo họp, giấy mời họp, v.v.

2. Vai Trò Của Văn Bản Hành Chính

Các văn bản hành chính có vai trò chính là: Hỗ trợ quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật, cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chính sách và chủ trương của nhà nước.

»»» Review Học Hành Chính Nhân Sự Ở Đâu Tốt

3. Các Loại Văn Bản Hành Chính

Văn bản hành chính được chia thành hai loại chính như sau:

Văn bản hành chính cá biệt: Là phương tiện thể hiện các quyết định hành chính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở các quy phạm chung, các quyết định mang tính quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc nội quy của cơ quan đó để thực hiện một nhiệm vụ đặc biệt. Cấu tạo:

    • Quyết định cá biệt;
    • Chỉ thị cá biệt;
    • Nghị quyết cá biệt.

Ví dụ: Quyết định tăng lương, bổ nhiệm,miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công viên chức bồi thường, Chỉ thị phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,v.v

Văn bản hành chính thông thường: Là văn bản chứa đựng thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác, thực hiện các công việc cụ thể, phản ánh các tình huống, giao dịch,ghi chép, trao đổi,… về công việc tại cơ quan hoặc tổ chức.

Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng, phức tạp và có thể chia thành hai loại chính như sau:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn là loại văn bản dùng để giao dịch công việc giữa cơ quan đoàn thể với nhau. Đối với kiểu văn bản này, tên kiểu văn bản không nằm ở đầu văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với các loại văn bản hành chính khác.

Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn trả lời, công văn kiến nghị, công văn yêu cầu, công văn chất vấn.

+ Văn bản có tên: Thông báo, Báo cáo, Biên bản, tờ trình, Kế hoạch, Chương trình, đề án, Hợp đồng, Tài liệu Các loại (Giấy đi đường, ủy quyền, Nghỉ phép, giới thiệu, …) Phiếu các loại (phiếu giao hàng, phiếu gửi hàng, phiếu báo, Phiếu trình, v.v.). Những văn bản như vậy thường thể hiện một tên gọi cụ thể.

Ví dụ:

Báo cáo: Dùng để chỉ rõ tình hình, sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo thường xuyên, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo cuộc họp.

Thông báo: Thông báo cho mọi người bằng văn bản biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị;

Biên bản: Bản ghi lại những gì đã xảy ra hoặc trạng thái của sự kiện để tham khảo trong tương lai.

Ví dụ: Biên bản hội nghị, Biên bản bàn giao, Biên bản hợp đồng, biên bản cuộc họp,…

Vì vậy, văn bản hành chính có nhiệm vụ chính là hiện thân của văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn các chủ trương, chính sách cụ thể của nhà nước, hỗ trợ quá trình hành chính của nhà nước, thông báo tin tức cho công chúng.

Phải phân biệt rạch ròi giữa văn bản hành chínhvăn bản quy phạm pháp luật. Vì vậy, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự do pháp luật quy định, bao gồm các quy tắc xử sự chung được nhà nước bảo đảm thực hiện pháp luật.

4. Quy Định Văn Bản Hành Chính Mới Nhất

Quy định văn bản hành chính

Văn bản hành chính cần có những nội dung bắt buộc như sau:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ: Quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” và tiêu ngữ “Độc lập Tự do Hạnh phúc”

– Địa điểm và ngày tháng làm văn bản

– Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản: Kính gửi Ông/ Bà Nguyễn A – Chủ tịch UBND Huyện Z

– Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản: Thông tin người đại diện cho cơ quan gửi

– Nội dung thông báo , đề nghị báo cáo: Ghi rõ ràng về các nội dung cần báo cáo hoặc thông báo

– Chữ ký và họ tên người gửi văn bản: Người đứng đầu ký tên và đóng dấu vào văn bản hành chính

5. Quy Trình Soạn Thảo Văn Bản Hành Chính

Xem thêm: Soạn Thảo Văn Bản Là Gì?

Nói chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải đảm bảo các nội dung:

– Đề xuất văn bản

– Trình soạn thảo văn bản

– Sửa bản dự thảo

– Duyệt bản dự thảo

– Soạn thảo (đánh máy) văn bản: Trong bước này có thể cần thực hiện các bước sau:

    • Xác định vấn đề, nội dung cần chỉnh sửa trong văn bản
    • Lựa chọn thông tin và tài liệu.
    • Chọn tên loại và xác định định dạng.
    • Tạo bản phác thảo thiết kế.
    • Tạo bản thảo
    • Chỉnh sửa nội dung và định dạng của văn bản đã viết
    • Hoàn thành văn bản

– Chỉnh sửa văn bản đánh máy

– Phê duyệt và ký duyệt văn bản,

– Vào sổ và gửi văn bản đi và lưu văn bản.

Bước sửa chữa và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần trong giai đoạn trước thông qua. Riêng bước đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có vai trò quyết định đối với trình tự ban hành. Trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định.

Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Và Sử Dụng Con Dấu Trong Công Tác Văn Thư

6. Các Mẫu Văn Bản Hành Chính Thông Thường

Văn bản hành chính là gì

Mẫu văn bản hành chính

7. Những LƯU Ý khi soạn thảo văn bản hành chính

– Về khổ giấy: Tất cả các văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4

– Về phông chữ trong soạn thảo văn bản: Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 và cụ thể là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001″.

– Về căn cứ pháp lý: Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

– Về thứ tự các điểm trong mỗi khoản: Dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, viết bằng chữ in thường, sử dụng cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

– Về các trường hợp phải viết hoa: Theo Nghị định số 30

– Về cách đánh số trang: Số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) hoặc đặt căn giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh bắt đầu từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, không hiển thị số trang thứ nhất.

– Về nơi nhận: Gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, báo cáo, giám sát, trao đổi công việc; nơi nhận để lưu văn bản.

– Về phần Phụ lục: Thông tin kèm theo phần phụ lục bao gồm: “Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và thông tin về tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”; vị trí đặt phụ lục là căn giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, phông chữ với nội dung văn bản, màu đen”.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về văn bản hành chính và cách soạn thảo văn bản hành chính mà Nghiệp Vụ Nhân Sự muốn chia sẻ đến cho các bạn, Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn có thêm cái nhìn bao quát về văn bản hành chính.

Xem thêm:

Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.