Soạn Thảo Văn Bản Là Gì? Quy Định Soạn Thảo Văn Bản Mới Nhất

Soan thảo văn bản  là thao tác mà một nhân viên văn phòng nào cũng phải thực hiện được và khi soạn thảo văn bản sẽ có những yêu cầu riêng cần tuân theo.

Vậy soan thảo văn bản là gì? Quy định về soạn thảo văn bản như thế nào hãy cùng Nghiệp vụ nhân sự  tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

♥ Review khóa học hành chính nhân sự tốt nhất TP Hồ Chí Minh

I SOẠN THẢO VĂN BẢN LÀ GÌ?

Soạn thảo văn bản được biết đến chính là khái niệm nói đến phần ứng dụng cho phép người dùng làm những thao tác liên quan đến tạo lập văn bản. Việc soạn thảo văn bản có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng đối với công việc hành chính văn phòng, văn thư việc soạn thảo văn bản sẽ được thực hiện chủ yếu bằng ứng dụng trên máy tính.

II QUY ĐỊNH SOẠN THẢO VĂN BẢN MỚI NHẤT

Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110 và có hiệu lực kể từ ngày 05/3/2020.

Nghị định 110 không quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản mà giao cho Bộ Nội vụ hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 24/01/2011.

Để nâng cao hiệu lực pháp lý của quy định, khắc phục một số hạn chế do thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính chưa thống nhất với văn bản quy phạm pháp luật; thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản điện tử chưa thống nhất với văn bản giấy… gây khó khăn cho công chức, viên chức trong quá trình tham mưu, soạn thảo văn bản, Nghị định 30 đã quy định cụ thể và có sửa đổi, bổ sung một số quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau:

1 Về khổ giấy

Nghị định 30 quy định tất cả các văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, trong khi Thông tư 01 quy định văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, còn các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

2 Về phông chữ trong soạn thảo văn bản

Thông tư 01 chỉ quy định phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nghị định 30 đã quy định cụ thể phông chữ phải là “phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001”.

3 Về căn cứ pháp lý

Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

4 Về thứ tự các điểm trong mỗi khoản

Dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

5 Về các trường hợp phải viết hoa

Khác với Thông tư 01, Nghị định 30 quy định 4 nhóm trường hợp phải viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Bên cạnh đó, đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như:

Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.

Thông tư 01 quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30 chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

6 Về cách đánh số trang

Thông tư 01 quy định số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer).

Tuy nhiên theo Nghị định 30, số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất. Quy định này thống nhất cách đánh số trang với văn bản quy phạm pháp luật tránh nhầm lẫn, khắc phục khó khăn cho các cá nhân trong soạn thảo văn bản như hiện nay.

7 Về nơi nhận

Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

(1) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

(2) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

8 Về ký thừa lệnh 

Nghị định 30 bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay (Thông tư 01 cũng như Nghị định 110, Nghị định 09 sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 về công tác văn thư không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay).

9 Về phần Phụ lục

Nghị định 30 đã bổ sung hướng dẫn cụ thể đối với thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, theo đó thông tin chỉ dẫn kèm theo phụ lục bao gồm: “Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản“; vị trí đặt “canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen” khi soạn thảo văn bản

Đồng thời, Nghị định 30 cũng quy định rõ “Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này”.

Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục./.

III NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN TRÁNH KHI DOẠN THẢO VĂN BẢN

Soạn thảo văn bản là công việc dân văn phòng thường xuyên phải làm. Chính vì vậy, việc tránh được những lỗi sai trong quá trình soạn thảo văn bản sẽ giúp công việc hoàn thiện kịp tiến độ, đạt hiệu quả cao hơn.

1 Không được sai lỗi chính tả, lỗi đánh máy

Việc thể hiện sự chuyên nghiệp của người làm việc trong công việc chính là được đánh giá từ những việc nhỏ nhặt nhất. Làm việc trong môi trường văn phòng thường xuyên phải làm việc với tài liệu, văn bản giấy tờ quan trọng việc mắc lỗi chính tả, lỗi đánh máy sẽ khiến những giấy tờ bạn làm không thể dùng được.

Hãy đặt bản thân mình vào vị trí của người đọc để biết rằng việc mắc lỗi chính tả hay lỗi đánh máy trong quá trình làm việc gây ra sự khó chịu như thế nào. Với một văn bản thông thường nhìn thấy lỗi cơ bản như vậy đã khó chịu, còn với các bản hợp đồng quan trọng, thông tư, nghị định,.. thì hậu quả còn khó lường hơn nữa.

2 Dồn vào trọng tâm bài viết

Khác với việc tạo văn bản trên excel hay power point có thể dùng hiệu ứng để thu hút người đọc. Với văn bản đơn thuần trên word nội dung chính là thứ người đọc quan tâm hàng đầu. Vì vậy tránh lan man, dồn vào trọng tâm chính của vấn đề, tránh gây mất thời gian, sự kiên nhẫn của người đọc.

Có thể sử dụng thêm những câu văn, đoạn văn ngắn để dẫn dắt vấn đề để việc triển khai nội dung có thể hấp dẫn, thú vị hơn. Khi soạn thảo văn bản, bạn cần phải chú ý đến vấn đề là không ngắt quãng quá nhiều, không lên xuống dòng lộn xộn và chú ý sử dụng những ngôn ngữ vào trọng tâm bài viết.

3 Lựa chọn phông chữ phù hợp

Phông chữ sẽ lựa chọn tùy vào tính chất của văn bản bạn tạo lập nên. Hãy xác định đối tượng đọc văn bản để lựa chọn phông chữ. Đồng thời, cũng không thể quên tính chất của văn bản để lựa phông chữ. Với những văn bản vui nhộn, thú vị dành cho trẻ nhỏ nên chọn loại phông chữ dễ đọc, cỡ chữ to vừa phải để các em có thể dễ dàng đọc.

Đối với những loại văn bản hành chính, nghiêm túc, trang nghiêm phông chữ tuyệt đối phải là phông chuẩn theo quy định. Tuyệt đối dùng những mẫu chữ nghệ thuật trong những văn bản hành chính để tránh việc tạo cảm giác thiếu nghiêm túc.

3 Chọn kích thước và căn lề chuẩn

Kích thước và căn lề sẽ tạo cho văn bản có một cách trình bày đẹp mắt, khiến người đọc cảm giác thoải mái, muốn đọc tiếp văn bản. Căn lề chuẩn cũng giúp văn bản của bạn thêm sự rõ ràng, bắt mắt. Lưu ý, hạn chế việc căn lề không thẳng, bị lệch gây cảm giác khó chịu cho người đọc.

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Soạn thảo văn bản là gì? Quy định về soạn thảo văn bản mới nhất. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các Khóa học Hành chính nhân sự sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp dưới sự giảng dạy của các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự.

»»» Xem thêm:

♥ Cách viết đơn xin việc viết tay phổ biến nhất

♥ Mẫu biên bản làm việc mới nhất

♥ Cách viết khóa luận tốt nghiệp

♥ Cách viết đơn xin thực tập ấn tượng

♥ Cách viết hồ sơ xin việc từ A-Z

Nghiệp vụ nhân sự chúc bạn thành công!