Nhiều người vẫn nghĩ vị trí nhân viên thu mua đơn thuần chỉ là một công việc của những người tìm kiếm và mua sản phẩm. Tuy nhiên bản chất của công việc này lại phức tạp hơn rất nhiều, đòi hỏi một quy trình chặt chẽ và đóng vai trò vô cùng quan trọng đến sự thành bại của một doanh nghiệp.
Nếu bạn quan tâm đến công việc của nhân viên thu mua thì hãy cùng Nghiệp Vụ Nhân Sự tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
I. Nhân Viên Thu Mua Là Gì?
Nhân viên thu mua là những người chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm và thu thập thông tin và mua sắm các sản phẩm nguyên vật liệu, dịch vụ để có thể đảm bảo việc duy trì và phát triển sản xuất đều đặn của doanh nghiệp.
Nhân viên thu mua phải làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp, sao cho có thể tìm kiếm được các nguồn vật liệu chất lượng tốt nhất với mức giá tốt nhất, từ đó góp phần mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty.
II. Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Thu Mua
1. Lập kế hoạch mua hàng
Nhân viên thu mua sẽ là người tiếp nhận trực tiếp những nhu cầu mua hàng từ các bộ phận, phòng ban. Họ sẽ phải xác định rõ các sản phẩm cần phải mua bao gồm các thông tin về chất lượng, số lượng, thành phần, các yêu cầu về thông số kỹ thuật… và thứ tự ưu tiên những hoạt động thu mua.
Thiết lập được bảng kế hoạch cho thu mua, đưa ra những yêu cầu mua hàng sao cho đáp ứng các tiêu chí về số lượng ,chất lượng đáp ứng quy trình vận hành và sản xuất của doanh nghiệp.
2. Tìm kiếm nhà cung cấp
Trường hợp, doanh nghiệp đã có những nhà cung cấp sẵn có trước đó, giữa đơn vị thu mua và nhà cung cấp đã có những giao dịch trước đó. Người thu mua cần điều tra, tham khảo về mức độ hài lòng của nhân viên về nhà cung cấp đó để đưa ra quyết định là có nên tiếp tục lựa chọn nhà cung cấp đó nữa hay không. Đồng thời cũng phải tham khảo thêm các nhà cung cấp khác để nắm rõ về giá cả thị trường, biết đâu lại có thể tìm được cho mình những sự lựa chọn tốt hơn.
Trường hợp là những mặt hàng mới, nhân viên thu mua cần:
-
- Nghiên cứu thị trường và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp, đáp ứng được các tiêu chuẩn mà công ty đề ra
- Yêu cầu báo giá và so sánh giá cả của các đơn vị cung cấp
- Tiến hành đàm phán và kiểm tra hàng mẫu
3. Tiến hành thu mua
Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng được các tiêu chuẩn mà công ty đã đề ra, nhân viên thu mua sẽ tiến hành thỏa thuận và ký hợp đồng.
-
- Trực tiếp ký kết hợp đồng với nhà cung cấp
- Nhân viên thu mua phải giám sát và theo dõi tiến độ thực hiện đơn đặt hàng để đảm bảo giao hàng kịp thời
- Xem xét, kiểm tra chất lượng, số lượng các sản phẩm vật tư sao cho đảo bảo các thỏa thuận trước đó
- Phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện lập hóa đơn, hạch toán chi phí, bảo quản nguyên vật liệu; đồng thời lập báo cáo với cấp trên
- Nhân viên thu mua cần linh hoạt để ứng phó kịp thời trong trường hợp có sự cố phát sinh,
>>>> Học Hành Chính Nhân Sự ONLINE Ở Đâu Tốt?
III. Chia Sẻ Kinh Nghiệm Khi Làm Nhân Viên Thu Mua
Tích lũy kinh nghiệm làm việc thực tế: Mặc dù công việc của nhân viên thu mua không đòi hỏi phải có chuyên môn cao về kỹ năng làm thủ tục xuất nhập khẩu, thuế quan hay nghiệp vụ ngoại thương nhưng là một nhân viên thu mua bạn phải thành thạo được các kỹ năng về tìm nguồn hàng hóa chất lượng tốt, giá rẻ; có khả năng đàm phán giá cả với nhà cung cấp, đối tác vận chuyển;…
Không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức chuyên môn: Bạn có thể nâng cao kiến thức chuyên môn của mình bằng cách tham gia các hội, nhóm, cộng đồng về Logistics – Xuất nhập khẩu, đọc nhiều sách báo, tham gia các khóa học xuất nhập khẩu thực tế ngắn hạn,…
Lựa chọn đúng nhà tuyển dụng có tiềm năng: Khi mới ra trường, bạn nên ứng tuyển vào vị trí của các doanh nghiệp nhỏ hoặc là vị trí thực tập sinh của các tập đoàn lớn để học hỏi thêm và tích lũy kinh nghiệm. Sau đó, bạn mới nên ứng tuyển vào những vị trí cao hơn, với mức lương hấp dẫn. Như vậy, cơ hội trúng tuyển sẽ cao hơn cho bạn.
IV. Nhân Viên Thu Mua Cần Những Kỹ Năng Gì?
1. Phân tích và đưa ra quyết định
Một quyết định đúng đắn sẽ mang lại cho doanh nghiệp thành công lớn. Bước lựa chọn nguồn vật liệu chính là bước đầu và cũng là bước quan trọng cốt lõi của quá trình sản xuất. Và để có được một khởi đầu hoàn hảo, nhân viên thu mua cần phải có kỹ năng phân tích tốt.
Là một nhân viên thu mua bạn cần cân nhắc kỹ càng để lựa chọn sản phẩm, nhà cung cấp sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty, tài chính của công ty giữa hàng nghìn sản phẩm và hàng nghìn nhà cung cấp;…
2. Đàm phán và thuyết phục
Là một nhân viên làm thu mua, bạn cần phải biết cách làm sao cho cân bằng được lợi ích của công ty và lợi ích của nhà cung ứng.
Vì vậy bạn cần có kỹ năng đàm phán, thuyết phục để có thể tối đa hóa lợi ích cho công ty nhưng vẫn không làm mất lòng đơn vị cung cấp sản phẩm cho công ty. Chỉ có thế thì mối quan hệ hợp tác mới được duy trì lâu dài.
Xem thêm: Kỹ Năng Thuyết Phục Là Gì? Tham Khảo Các Tình Huống Kỹ Năng Thuyết Phục
3. Giải quyết vấn đề
Sản xuất là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động. Trong đó, mỗi hoạt động sẽ được thực hiện một cách tuần tự và được thiết lập theo quy trình sẵn có. Và mua nguyên liệu đầu vào là bước đầu tiên của quy trình này. Nếu vấn đề thu mua gặp “trục trặc”, chuỗi sản xuất sẽ bị gián đoạn.
Chính vì điều đó mà nhân viên thu mua cần có khả năng giải quyết vấn đề để một cách nhanh chóng để xử lý các rắc rối, giúp quá trình sản xuất hoàn thành đúng thời hạn.
V. Nhân Viên Thu Mua Lương Bao Nhiêu?
Dựa trên những thông tin thu thập được từ các doanh nghiệp hiện nay có thể thấy rằng: một nhân viên thu mua với kinh nghiệm làm việc từ 1 – 3 năm thì sẽ có mức lương khoảng 7 – 12 triệu đồng.
VI. Phỏng Vấn Nhân Viên Thu Mua
1. Tại sao bạn nghĩ rằng bạn có thể trở thành một nhân viên thu mua hiệu quả?
Ở câu hỏi này bạn nên đề cập đến kinh nghiệm trước đây của mình nếu bạn đã từng làm việc như một người thu mua trong quá khứ và đã làm tốt công việc. Hoặc bạn cũng có thể nói về bất kỳ kinh nghiệm làm việc nào có liên quan khác mà bạn đã sử dụng kỹ năng đàm phán, kỹ năng phân tích, kỹ năng bán hàng, …
Vậy nên trả lời sao nếu đây là công việc đầu tiên của bạn?
Bạn cứ vẫn hãy tin tưởng vào khả năng của mình và nói với nhà tuyển dụng rằng bạn có các kỹ năng mà một nhân viên thu mua cần có và bạn ứng tuyển đến vị trí này với mong muốn học hỏi từ các đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn.
2. Tình huống khó khăn nhất mà bạn phải đối mặt là gì và bạn đã giải quyết nó như thế nào?
Mục đích của câu hỏi này là nhà tuyển dụng muốn nghe về định nghĩa khó của bạn là gì và cách mà bạn tiếp cận để giải quyết vấn đề có hợp lý hay không.
Để có thể thể hiện bản thân theo hướng tích cực, hãy chọn một tình huống mà bạn gặp khó khăn trong công việc không phải do bạn gây ra và có thể giải thích nhanh một vài cách mà bạn xác định vấn đề đó cũng như biện pháp mà bạn xử lý.
3. Điều gì bạn cho là quan trọng hơn – giá cả hoặc chất lượng của sản phẩm?
Để trả lời đúng cho câu hỏi này không đơn giản. Tùy thuộc vị trí mà bạn ứng tuyển mà giá cả hay chất lượng quan trọng hơn.
Ví dụ, nếu bạn làm việc cho một chuỗi cửa hàng lưu niệm, bạn chắc chắn sẽ chọn mức giá rẻ nhất vì chất lượng không quá quan trọng đối với hầu hết du khách, đây chỉ là một món quà lưu niệm và họ không muốn trả nhiều tiền cho chúng.
Mặt khác, nếu bạn làm nhân viên thu mua cho một nhà hàng sang trọng, bạn sẽ phải quan tâm đến chất lượng nhiều hơn thay vì giá cả vì giá cả không phải là mối quan tâm của những người dùng bữa trong các nhà hàng sang trọng.
Và nếu bạn không chắc chắn, hãy trả lời rằng bạn luôn hướng đến sự cân đối tốt nhất giữa giá cả và chất lượng
4. Hãy tưởng tượng rằng bạn thực sự muốn mua sản phẩm từ một nhà cung cấp nhất định, nhưng không thể trả mức giá mà họ yêu cầu, bạn sẽ làm gì?
Với câu hỏi phỏng vấn này bạn có nhiều lựa chọn câu trả lời. Bạn có thể đề nghị họ hợp tác trong thời gian lâu dài để có được một mức giá tốt hơn, hoặc có thể đưa ra đề xuất quảng cáo miễn phí cho họ trên các nền tảng xã hội của mình hay đặt hàng với số lượng lớn hơn…
Mọi thứ còn phải phụ thuộc vào ngân sách công ty và tầm quan trọng của thỏa thuận này như thế nào để đưa ra cách giải quyết tốt nhất. Điều quan trọng nhất trong buổi phỏng vấn là bạn phải thể hiện được rằng bạn sẽ không dễ dàng bỏ cuộc và cố gắng hết sức để tìm ra giải pháp.
Ngoài việc nắm rõ các mô tả công việc thì nhân viên thu mua cần kết hợp rèn luyện những kỹ năng thật tốt. Hy vọng thông tin mà Nghiệp Vụ Nhận Sự đưa ra trên đây sẽ phần nào giúp bạn chuẩn bị một hành trang tốt để chinh phục vị trí nhân viên thu mua.