Mẫu bảng lương nhân viên mới nhất

Mẫu bảng lương là một bảng thống kê nằm trong sự quản lý của bộ phận nhân sự nhằm kiểm soát lương, thưởng, bảo hiểm, số ngày công, các khoản phụ cấp của từng cá nhân trong doanh nghiệp.

Một mẫu bảng lương hoàn chỉnh, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không những thể hiện sự minh bạch, hiệu quả mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức. Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra bản mẫu chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày.

Để làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên, công cụ miễn phí hay được sử dụng nhất là Microsoft Excel.

>>> Xem thêm: Chia sẻ mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn download miễn phí

1. Các thành phần thuộc bảng lương Excel cơ bản

File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,… Dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn từng thành phần cần có để cấu thành nên một bảng lương đầy đủ và bên cạnh sẽ là những chú ý khi làm từng phần.

(1) Họ và tên: Tên của từng nhân viên cần được đưa vào bảng để kiểm soát và quản lý. Bạn có thể kèm theo chức vụ, cách liên lạc (email, số điện thoại,…) nếu cần thiết.

(2) Lương chính: cách gọi khác của lương cơ bản. Lương này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản khác. Bạn hãy đưa mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động vào mục này nhằm đảm bảo tính pháp lí. 

Kể từ ngày 01/01/2021, mức lương tối thiểu vùng được giữ nguyên, tiếp tục thực hiện theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP ban hành ngày 15/11/2019. Mức lương tối thiểu vùng này sẽ được áp dụng cho đến khi có quy định mới.

(3) Phụ cấp: Các loại phụ cấp bao gồm 2 loại chính, đó là các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm và các phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm. Các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm bao gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hay phụ cấp khu vực, thâm niên. Các phụ cấp không cần đóng bảo hiểm bao gồm tiền ăn, tiền điện thoại, hỗ trợ xăng xe, nhà ở. Xem thêm Mẫu quy chế lương thưởng, phụ cấp và xử phạt dùng trong doanh nghiệp (mới cập nhật).

(4) Thu nhập danh nghĩa: Thụ nhập danh nghĩa chính là khoản tiền trên lý thuyết mà người lao động được hưởng khi cộng các chỉ số lương cơ bản và phụ cấp khác nhau.
Số ngày công thực tế: Đây là chỉ số nhằm xác định thời gian thực mà người lao động làm việc và được hưởng lương theo những ngày lao động đó.

(5) Tổng lương thực tế: Lương thực tế hay còn hiểu cách khác đó là lương thực chưa kèm phát sinh mà nhân viên được nhận. Đây là số tiền đúng mà người nhân viên sẽ được trao tận tay nếu không có bất kỳ phát sinh gì (trích bảo hiểm, tạm ứng, …). Có 2 cách để tính lương thực tế:
– Cách 1: Tính theo số ngày công của từng tháng:

Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/Số ngày công trong tháng) X Số ngày công thực tế

– Cách 2: Tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:

+ Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 24:

Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/24) X Số ngày công thực tế

+ Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 26:     học hành chính nhân sự ở đâu 

Thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa/26) X Số ngày công thực tế

Cách thứ 2 đôi khi không chính xác bởi có những tháng ít / nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra thiệt thòi hoặc một món hời cho nhân viên. Ví như tháng 2 có 28 ngày thì khả năng số ngày công không tới 24 nên khi chia cho 24, số tiền đáng nhẽ mà nhân viên được nhận sẽ bị chia nhỏ. Bên cạnh đó, có những tháng 31 ngày, nhân viên sẽ tự động nghỉ phép vì họ đã làm đủ công trong tháng.

(6) Lương để đóng bảo hiểm: Phần này doanh nghiệp sẽ chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của nhân viên. Phần này sẽ giúp việc quản lý đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn, dễ dàng hơn và minh bạch.

(7) Thuế TNCN: Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty có thời hạn từ 3 tháng trở lên. Xem thêm thông tin về Thuế TNCN.

(8) Thực lĩnh: Đây là phần lương chính thức sẽ được trao tới tay người lao động trong kỳ nhận lương của họ. Thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng (nếu có).

2. Một số bảng tính bổ trợ bảng lương

• Căn cứ trên những phân tích trên, ta có thể liệt kê một số bảng tính file excel sau:

File chấm công
File danh sách nhân sự và mức lương doanh nghiệp trả cho họ
File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp
File tính các loại tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương
File theo dõi ngày phép
File theo dõi các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ,…
File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc
File tính bảo hiểm
File tính thuế TNCN
File theo dõi biến động lương (tăng, giảm)
File theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương
File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc

Phải tổng hợp tất cả dữ liệu từ tất cả các file Excel này, một chuyên viên C&B có thể mất tới 3 ngày để làm xong bảng lương cho 60 nhân sự.

• Làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các mối nguy cơ khác như sau:

Không đảm bảo bảo mật
Khả năng tích hợp kém
Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định
Khó hiểu với tất cả những người khác ngoại trừ chủ sở hữu, không thể để lại “thừa kế” cho người sau
Không thể mở rộng khi công ty gia tăng quy mô.

Tải Mẫu bảng lương nhân viên mới nhất TẠI ĐÂY

>>> Xem thêm: Lộ trình làm nghề hành chính nhân sự

Trên đây, Nghiệp vụ Nhân sự vừa chia sẻ mẫu bảng lương nhân viên mới nhất năm 2021. Các bạn tham khảo nhé!