Hướng dẫn xây dựng quy trình tuyển dụng

Hướng dẫn xây dựng quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng hiệu quả là cách để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm nhân tài, tối ưu chi phí, thu hút và giữ chân nhân viên. Mặt khác, quy trình tuyển dụng cũng chính là bí quyết làm thương hiệu đưa tên tuổi doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng đặc biệt là thế hệ trẻ.

Trong bài viết dưới đây, nghiepvunhansu.com sẽ hướng dẫn chi tiết các bước công việc cần thực hiện để xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả

>>> Xem thêm: Mẫu quy định tuyển dụng

1. Diễn giãi quy trình tuyển dụng

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Nhu cầu nhân sự của Công ty có thể xuất phát từ: giấy chứng nhận xuất xứ

  • Kế hoạch tuyển dụng nhân sự hàng năm.
  • Yêu cầu của Ban Giám đốc, yêu cầu bổ sung nhân sự từ các bộ phận.

Các bộ phận có nhu cầu về nhân sự sẽ lập phiếu đề nghị tuyển dụng (BM01) và chuyển đến P.HCNS để kiểm tra, trong vòng 3 ngày (kể từ ngày nhận phiếu đề nghị tuyển dụng) P.HCNS sẽ trình Ban Giám đốc ký duyệt.. fcr là gì

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

  • Phòng hành chánh nhân sự căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng (BM01) của bộ phận để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự (BM02) chuyển đến Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt. Trong trường hợp có nhu cầu tuyển dụng đột xuất, Phòng hành chánh nhân sự hoặc các bộ phận có yêu cầu vẫn sử dụng Phiếu yêu cầu tuyển dụng (BM01), trường hợp này không cần qua bước lập kế hoạch tuyển dụng.

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

  • Căn cứ vào bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự đã được duyệt, Phòng hành chánh nhân sự triển khai thực hiện công tác tuyển dụng qua các phương tiện và hình thức thông tin (thông tin trên báo, đài, thông tin nội bộ ………). quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bước 4: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ

  • Đối với ứng viên nội bộ điền đầy đủ thông tin vào phiếu đơn ứng cử nội bộ (BM03) và gởi về P.HCNS. P.HCNS sẽ sàn lọc và xem xét hồ sơ đạt yêu cầu.
  • Đối với ứng viên do nguồn nội bộ giới thiệu, người giới thiệu điền vào bản giới thiệu và cam kết giới thiệu ứng viên (BM04) và kính kèm hồ sơ ứng viên.
  • Sàng lọc hồ sơ theo thứ tự ưu tiên: nguồn nội bộ, sự đầu tư vào hồ sơ xin việc, kinh nghiệm, trình độ học vấn, tính cách phù hợp. thủ tục làm bảo hiểm thất nghiệp 2017

Bước 5: Phỏng vấn

  • Phòng hành chánh nhân sự sắp xếp gởi thư mời phỏng vấn (BM05) qua email hoặc thông báo bằng điện thoại cho những hồ sơ đạt yêu cầu.
  • Cán bộ tuyển dụng lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn (BM06).
  • Khi đến dự phỏng vấn, ứng viên điền đầy đủ thông tin vào phiếu thông tin ứng viên (BM07).
  • Phòng HCNS phỏng vấn vòng 1.
  • Phòng HCNS phối hợp với các bộ phận có yêu cầu nhân sự tiến hành phỏng vấn sàng lọc hồ sơ ứng viên(BM08) ở phỏng vấn vòng 2. xuất hóa đơn nhân công
  • Phòng Hành chánh nhân sự gởi thư mời phỏng vấn (BM09) cho ứng viên (đã được Phòng Hành chánh Nhân sự và trưởng bộ phận đánh giá đạt ở vòng 1,2) để mời ứng viên đến dự cuộc phỏng vấn của Ban Giám đốc.
  • HCNS và Ban Giám đốc phỏng vấn đối với những hồ sơ ứng viên đã được Phòng Hành chánh nhân sự và trưởng bộ phận (có nhu cầu tuyển dụng) đánh giá đạt yêu cầu.
  • Trường hợp tuyển dụng vị trí làm việc Kho Vận: tài xế, giao hàng, phụ kho chỉ phỏng vấn 2 vòng (vòng 1 và vòng 2). thuế xuất khẩu

Bước 6: Quyết định tuyển dụng

  • HCNS sẽ tham mưu cho Ban Giám đốc (sau 3 vòng tham gia phỏng vấn) để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất đối với vị trí Công ty đang tuyển dụng.
  • Ban giám đốc chọn lọc ứng viên sáng giá phù hợp với yêu cầu của Công ty.

quy trình tuyển dụng

Bước 7: Mời nhận việc

  • Phòng hành chánh nhân sự gửi thư mời nhận việc (BM10) qua Email cho những ứng viên trúng tuyển.
  • Đối với những ứng viên chưa đạt yêu cầu (sau khi Ban Giám đốc phỏng vấn), Phòng Hành chánh nhân sự gởi thư thông báo kết quả tuyển dụng chưa đạt yêu cầu (BM11) đến ứng viên.

Bước 8: Hướng dẫn hội nhập

  • Vào ngày nhận việc đầu tiên của nhân viên mới, nhân viên mới sẽ ký xác nhận vào bảng mô tả công việc cho thời gian thử việc (BM12 ),hoặc bản kế hoạch đào tạo, tiêu chí đánh giá, cam kết trách nhiệm với Công ty, hợp đồng thử việc(BM13), bản cam kết bảo mật của Công ty (BM14).
  • Phòng Hành chánh nhân sự tiến hành công tác hội nhập cho nhân viên mới (phổ biến các nội quy, quy định, quy trình của Công ty) trong 1 ngày làm việc.
  • Ban hành quyết định tiếp nhận nhân viên (thử việc) BM15(nhân viên nhận việc và Trưởng bộ phận HCNS nhận quyết định này).
  • Phòng Hành chánh nhân sự gởi email nội bộ thông báo nhân viên mới và giới thiệu nhân viên đó đến từng phòng/ban có liên quan.

Bước 9: Hướng dẫn chuyên môn

Các bộ phận có tuyển nhân viên mới phải hướng dẫn tập huấn về chuyên môn và theo dõi trong suốt thời gian thử việc. Cụ thể:

  • Trong thời hạn 07 ngày (kể từ ngày nhận việc), nhân viên mới sẽ được Trưởng bộ phận đào tao về kiến thức chuyên môn (tìm hiểu về công việc, bàn giao công việc trong giai đoạn đầu theo bản mô tả công việc cho thời gian thử việc).

Các trưởng bộ phận phải viết rõ nội dung cụ thể công việc phải hướng dẫn đào tạo trong 07 ngày làm việc đầu tiên cho nhân viên mới.

  • Trong 07 ngày tiếp theo, Trưởng bộ phận đưa ra nhận định khái quát về nhân viên mới. Nếu bước đầu tương đối phù hợp với công việc thì sẽ tiếp tục hợp đồng thử việc. Trường hợp nhân viên không phù hợp, báo ngay cho phòng Hành chánh nhân sự để kết thúc hợp đồng thử việc.

Bước 10: Báo cáo kết quả sau thời gian thử việc

  • Sau thời gian thử việc, người thử việc phải làm báo cáo kết quả thử việc (BM16) có nhận xét của Trưởng bộ phận gửi về Phòng hành chánh nhân sự, Phòng Hành chánh nhân sự nhận xét, sau đó trình trình Ban Giám Đốc phê duyệt.  nên học hành chính nhân sự ở đâu

Bước 11: Ký hợp đồng lao động

  • Dựa vào kết quả báo cáo thử việc đạt yêu cầu, phòng Hành chánh nhân sự tiến hành soạn thảo hợp đồng lao động (BM17), trình Ban Giám đốc phê duyệt.
  • Nhân viên ký bản mô tả công việc cho chức danh chính thức (BM18), động lao động chính thức (BM17).

Bước 12: Phòng Hành chánh nhân sự thông báo (qua email nội bộ) tuyển dụng chính thức

  • Sau khi Ban Giám đốc ký duyệt hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm (BM19) (đối với chức danh Trưởng/phó phòng), Phòng hành chánh nhân sự tiến hành thông báo qua email nội bộ về việc tuyển dụng chính thức đối với nhân viên đó.

 Bước 13: Phòng Hành chánh nhân sự lưu hồ sơ

  • Phòng hành chánh nhân sự lưu trữ hồ sơ nhân viên và thực hiện các chế độ chính sách Công ty.

2. Biểu mẫu sử dụng cho quy trình tuyển dụng

Biểu mẫu sử dụng cho quy trình tuyển dụng

Những biểu mẫu sẽ được sử dụng trong cả quy trình tuyển dụng sẽ được tổng hợp dưới đây

Số TT Tên biểu mẫu Mã số biểu mẫu Nơi lưu Thời gian lưu
1 Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM01 P.HCNS 3 năm
2 Kế hoạch tuyển dụng BM02 P.HCNS 3 năm
3 Đơn ứng cử nội bộ BM03 P.HCNS 3 năm
4 Bản giới thiệu và cam kết trách nhiệm giới thiệu BM04 P.HCNS 3 năm
5 Thư mời  phỏng vấn BM05 P.HCNS 3 năm
6 Danh sách ứng viêm tham gia phong vấn BM06 P.HCNS 3 năm
7 Phiếu thông tin ứng viên BM07 P.HCNS 3 năm
8 Phiếu đánh giá tuyển dụng BM08 P.HCNS 3 năm
9 Thư mời  phỏng vấn lần 2 BM09 P.HCNS 3 năm
10 Thư mời nhận việc BM10 P.HCNS 3 năm
11 Thư thông báo kết quả tuyển dụng chưa đạt yêu cầu BM11 P.HCNS 3 năm
12 Bản mô tả công việc trong thời gian thử việc BM12 P.HCNS 3 năm
13 Hợp đồng lao động thử việc BM13 P.HCNS 3 năm
14 Bản cam kết bảo mật thông tin Công ty BM14 P.HCNS 3 năm
14 Quyết định tiếp nhận nhân viên BM15 P.HCNS 3 năm
16 Báo cáo kết quả thử việc BM16 P.HCNS 3 năm
17 Bản mô tả công việc chính thức BM17 P.HCNS 3 năm
18 Hợp đồng lao động BM18 P.HCNS 3 năm
19 Quyết định bổ nhiệm BM19 P.HCNS 3 năm

>>> Xem thêm: Học Hành chính nhân sự ở đâu mang lại hiệu quả

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *