Trả lời thư mời phỏng vấn là việc mà bạn phải thực hiện sau khi nhận được được thư mời phỏng vấn từ phía nhà tuyển dụng. Đây là cơ hội của bạn sau khi ghi điểm với nhà tuyển dụng ở bước nộp hồ sơ và gửi email xin việc.
Trong bài viết dưới đây, Nghiệp vụ Nhân sự sẽ chia sẻ với các bạn cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp. Cùng theo dõi nhé!
>>> Xem thêm: Tổng hợp câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn và cách trả lời ghi điểm
I. Tạo nội dung trả lời thư mời phỏng vấn ấn tượng và chuyên nghiệp
Theo thói quen nhắn tin hàng ngày, khi nhận được thư mời phỏng vấn các bạn thường sẽ trả lời theo cách giao tiếp đơn giản nhất như “Dạ vâng, em cảm ơn ạ” hoặc “Dạ vâng, em đã nhận được lời mời, em sẽ sắp xếp đến đúng giờ”,… Chính cách phản hồi này sẽ làm bạn mất điểm với nhà tuyển dụng.
Cũng giống như những văn bản khoa học khác, thư xác nhận phỏng vấn tiêu chuẩn và chuyên nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung, chia thành các phần nhỏ sắp xếp theo trật tự: Lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, ký tên. Phần nội dung thư nên trình bày rõ ràng, mạch lạc, không dài dòng, đúng chính tả để ghi điểm với nhà tuyển dụng.
1. Lời chào trang trọng
Dù giao tiếp gián tiếp hay trực tiếp, để mở đầu câu chuyện luôn phải có lời chào, đây là phép lịch sự tối thiểu. Mặc dù việc này sẽ không quyết định điểm cộng trong việc bạn có được chọn làm việc tại doanh nghiệp hay không nhưng bạn đừng để ,ình bị mất điểm vì những việc nhỏ nhặt này.
Bạn có thể sử dụng: “Dear Ms./Mr.” cùng với tên của người đã viết và gửi thư đến bạn hoặc “Kính gửi công ty …” hay “Chào anh/chị,…”
Kèm theo đó, đừng quên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng về việc phản hồi hồ sơ hay email xin việc mà bạn đã gửi trước đó cũng như cảm ơn đã gửi lời mời phỏng vấn và thể hiện sự quan tâm muốn tìm hiểu thêm về công việc ứng tuyển.
2. Lý do viết thư và hỏi về các thông tin cần thiết
Ở nội dung này bạn nên trình bày trực tiếp vào vấn đề và nói ngắn gọn. nên học hành chính nhân sự ở đâu
Bạn cần cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hoặc từ chối để nhà tuyển dụng nắm rõ. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì cần chọn và nêu rõ thời gian.
Một số gợi ý cho bạn: “Cảm ơn vì quý công ty đã cho tôi cơ hội phỏng vấn..” , “Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào…”
Email mời phỏng vấn bạn nhận được sẽ cung cấp các chi tiết về buổi phỏng vấn như tên nhà tuyển dụng, chức vụ, vị trí công việc; loại hình phỏng vấn qua điện thoại, video hoặc trực tiếp; tên và chức danh của người sẽ phỏng vấn bạn; thời gian và địa điểm phỏng vấn cùng các thông tin khác như hướng dẫn đường đi hoặc các chú ý về hồ sơ, trang phục…
Nếu email của nhà tuyển dụng không có các thông tin này, đừng ngần ngại hỏi họ. Hãy hỏi nhà tuyển dụng xem bạn có cần mang theo bất kỳ tài liệu gì khác đến buổi phỏng vấn hay không khi trả lời thư mời phỏng vấn. Biết được những chi tiết này rất cần thiết cho sự chuẩn bị của bạn ở buổi phỏng vấn.
Bạn nên cân nhắc đem theo những tài liệu mà bạn nghĩ có lợi cho buổi phỏng vấn ngay cả khi nhà tuyển dụng thể hiện rằng họ không muốn xem bất cứ điều gì khác ngoài CV của bạn.
3. Lời cảm ơn
Luôn đảm bảo khi trả lời mail mời phỏng vấn đều phải có lời cảm ơn như lời kết thúc. Đây là một câu kết thay cho phép lịch sự không nên bỏ qua.
Nếu ở phần đầu thư bạn biết lời cảm ơn rồi thì không sao. Nhưng nếu quên thì có thể bổ sung lời cảm ơn ở phần cuối thư. Ở phần này, bạn có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ.
Ví dụ: “Em cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ ạ”. Hoặc nếu muốn trang trọng có thể kết bằng vài từ sau: “Trân trọng”, “Thân mến” …
4. Chữ ký cuối mail
Bạn tạo chữ ký cuối mail vì đây là một thông tin khá hữu ích khi bạn sử dụng Email. Chữ ký có thể ghi tên bạn hoặc tên trường bạn đang học (nếu có), địa chỉ, số điện thoại và email.
Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, nhà tuyển dụng có thể gọi điện thoại trực tiếp cho bạn. Vì vậy, phần chữ ký cuối có địa chỉ và số điện thoại là vô cùng cần thiết.
II. Một số lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn
Ở trên, Nghiệp vụ Nhân sự vừa hướng dẫn các bạn soạn thảo một nội dung email trả lời thư mời phỏng vấn. Vậy trước khi chuyển gửi phần nội dung này đến nhà tuyển dụng bận cần lưu ý một số nội dung sau để có thể trở nên chuyên nghiệp hơn.
1. Gửi email trả lời phỏng vấn càng nhanh càng tốt
Thời điểm lý tưởng nhất để gửi email xác nhận lịch hẹn là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn. Nếu bạn bận chưa trả lời được thì hãy nhớ trả lời càng sớm càng tốt.
Trong cuộc gọi phỏng vấn hoặc email phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho bạn các thông tin chi tiết và lịch phỏng vấn. Nếu bạn có câu hỏi hoặc vấn đề gì thì có thể hỏi trực tiếp qua điện thoại. Hoặc bạn có thể gửi lại câu hỏi trong thư mời phỏng vấn.
2. Cách viết tiêu đề mail xác nhận phỏng vấn
Bạn đừng quá chú trọng vào nội dung mà quên đi việc để tên tiêu đề mail. Đây là phần hiển thị bên ngoài nên nó sẽ quyết định việc người nhận có đọc thư hay không. Nếu thư của bạn không có tiêu đề thì nhà tuyển dụng rất dễ bỏ qua và coi đó là Spam và không đọc thư.
Phần tiêu đề có thể bao gồm: tên công việc và tên của bạn. Ví dụ: tiêu đề bạn nên để [Họ và tên] – [Vị trí tuyển dụng] – [Xác nhận/Từ chối thư mời phỏng vấn].
Cách viết tiêu đề trong thư trả lời mail mời phỏng vấn cần ghi rõ ràng và mạch lạc để nhà tuyển dụng nắm được thông tin và kiểm tra, sắp xếp thời gian phỏng vấn đúng lịch hẹn và thuận tiện cho hai bên.
>>> Xem thêm: Review khóa học quản trị hành chính nhân sự tốt nhất Hà Nội, TPHCM
Trên đây, Nghiệp vụ Nhân sự vừa hướng dẫn các bạn cách trả lời thư mời chuyên nghiệp để phản hồi lại nhà tuyển dụng. Bạn đã mắc những lỗi gì trong những nội dung trên? Hãy sửa ngay khi còn kịp nhé.